עסקים קטנים מתלבטים הרבה פעמים בשאלה האם להקים לעצמם שרת דואר או להשתמש בשירותים חיצוניים.
הבעיה הראשונה היא שלרוב אין לבעלי העסקים האלו עם מי להתייעץ. לא בכול המקרים, אבל ברובם המוחלט יקבלו עיצה המתאימה לאינטרנסים זרים, כמו חוסר ידע או נוחות המתקין...
למה זה קורה?
אז סיבה אחת תהיה – חוסר ידע. בדרך כלל טכנאי המחשבים לא מכיר את כול האפשרויות הקיימות בשוק ולא יודע לבצע את ההתאמות לצרכי העסק. בדרך כלל הטכנאי גם לא באמת מכיר את צרכי העסק, הוא נותן שירות טכני בלבד ללא הבנה של הצד העיסקי.
סיבה נוספת – הגישה של רוב האנשים הטכניים היא ללכת על המוכר וה”בטוח”. רובם יעדיפו להקים שרת מיקרוסופט (לדוגמא) אותו הם מכירים (או, כמו ברוב המקרים, חושבים שהם מכירים) מאשר לנסות משהו שונה, חדשני, אחר.
לצערנו - צרכי הלקוח, בשני המקרים, לא יהיו אלו שיקבעו את התוצאה.
אם כך, מהן האפשרויות הקיימות?
ישנן כשלוש אפשרויות ברורות,
הראשונה –
תיבות דואר אצל ספק האינטרנט.
היתרונות – מחיר נמוך (ובמקרה של תיבה בודדת, חינם), זמינות גבוהה (מאד נוח להרים טלפון לספק ולהגיד לו להקים) ואמינות.
החסרונות – ברוב גדול של המקרים תקבלו נפח איחסון קטן או בתוספת תשלום נפח גדול (לשם השוואה, תיבה בנפח 5GB, תשלום חודשי של 4$ תוספת של אנטי וירוס ואנטי ספאם
עוד כ-3.5$ - לחודש !!!), השירות אותו מקבלים הוא POP3. חלק מהספקים נותנים גם גישה דרך ווב, אבל תוכלו לראות שם רק את הדואר שעדיין לא הורדנו למחשב.
חוסר שליטה – כל שינוי, ולו הקטן ביותר, מצריך תמיכה מספק האינטרנט.
השניה - (אליה מגיעים עסקים רבים) הקמת שרת דואר פרטי.
שרת דואר מייקרוסופט (Exchange) בגרסותיו השונות.
שרת דואר מבוסס לינוקס בגרסאות שונות.
שרת דואר מבוסס חלונות בגרסות רבות (לא Exchange).
השלישית – שירות חיצוני.
שירותי Hosted Exchange שירותים חינמיים באינטרנט או שירותים אירוח אצל ספקים פרטיים, SaaS.
אז, איך נחליט מה מתאים לנו?
השאלות המרכזיות שיש לשאול הן:
1 - מה הצורך האמיתי שלנו ?
2 - האם אנו זקוקים רק דואר אלקטרוני, או גם יכולות שיתוף ?
3 - שם דומיין שלנו או שזה לא משנה?
4 - ניהול עצמי או על ידי ספק?
5 - צריכים גישה מכל מקום (ומאביזרים שונים, כגון טלפון חכם וכדומה)?
6 - האם בכל מקרה נקים שרת בעסק?
לאחר שנענה על השאלות האלו נוכל להתחיל לחשוב על הפתרון...ולא נשכח שישעוד מספר נקודות שיש לחשוב עליהן....
שרת, כל שרת, מצריך תחזוקה שוטפת (גם אם יספרו לכם שלא – אל תאמינו). שרת דואר מצריך יותר תחזוקה.
לא כול טכנאי שטוען שהוא יודע להקים לכם שרת אכן יודע לעשות זאת נכון וצריך לזכור ששרת דואר שמותקן בצורה לא נכונה יכול לגרום לכם נזק (סגירת אפשרות ל-Mail Relay, סגירת ספאם וכו').
עלויות – כדאי לבקש מהטכנאי לבנות תקציב לעלויות השרת ונלוות למשך 3 שנים קדימה על מנת לא להיות מופתעים.
[עידכון המאמר 14 יוני 2009]
מוצר חדש מבית גוגל, לסנכרון תיבת ה- outlook מול שרתי החברה.
בגירסת ה-Prem, ניתן לעבוד בתצורת עבודה מלאה, בלי שהמשתמש ידע כי הוא לא מחובר לשרת Exchange בארגון, אלה שרת של חברת גוגל.
